Secrateresse

Functieomschrijving

Het bestuurssecretariaat bestaat uit drie secretarissen, die op hun beurt de burgemeester of een of meer wethouders ondersteunen. Een van de secretarissen is aangesteld om de burgemeester te ondersteunen en is samen met een collega verantwoordelijk voor kabinetszaken en -activiteiten. De ambitie en het serviceniveau van het team zijn zeer hoog. Dit sluit ook aan bij de ambities van de stad. De bestuursleden kijken uit naar de grote steun van de bestuurssecretaris, waaronder goed en volledig agendabeheer en actief en adequaat relatiebeheer. Je bent goed in plannen en organiseren, je bent stressbestendig en representatief (gastvrouw). Je denkt vooruit en neemt het initiatief. Kortom: je bent een krachtige communicator.

Als bestuurssecretaris werk je samen met twee collega's voor het college van burgemeester en wethouders. Wij zoeken het eerste aanspreekpunt voor de twee gemeenteraadsleden. Je bent verantwoordelijk voor het agendabeheer, het organiseren van vergaderingen, het afhandelen van communicatie en het ondersteunen van administratieve en inhoudelijke werkzaamheden. Daarnaast wissel je van collega om andere wethouders en burgemeesters te ondersteunen.

Werkvereisten

Je hebt de mbo-opleiding secretaresse afgerond (bijvoorbeeld directiesecretaresse/managementassistent).

Het is het beste om meerdere jaren relevante werkervaring te hebben. Bij voorkeur in een administratieve omgeving.

Je bent goed in automatisering en digitale systemen.

Uiteraard beschik je over uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.

Je bent nauwkeurig en een expert in planning en organisatie.

Je neemt het initiatief om mee te denken met collega's en burgers.

Je neemt initiatief, je bent een flexibele teamspeler en samenwerking staat voorop.

Gezien je functie in de organisatie hopen we ook dat je over een goede stressbestendigheid en integriteit beschikt.

De eerste is enthousiasme en humor. Het bestuurssecretariaat moet doorgaans snel handelen. Hierdoor kunnen onze collega's flexibel voorspellen wat er binnenkomt en wat opgeleverd moet worden. Daarnaast zijn we resultaatgericht en vinden we service vanzelfsprekend. Je doet je werk alleen, maar krijgt voldoende steun van je directe collega's. Samen zorgen we voor het perfecte eindresultaat.

Een combinatie van op kantoor blijven en thuis werken is wenselijk. We moedigen gemengd werk aan en hanteren het 50/50-principe (50% op kantoor en 50% thuis). Vanwege de continuïteit van het werk en een gegarandeerde bezetting is vrijdag een verplichte fysieke werkdag.

Bedrijfsprofiel

Ben jij een ervaren secretaresse en per direct op zoek naar nieuwe uitdagingen? Dan is dit jouw vacature!

Dit is een ambitieuze gemeentelijke organisatie en de werksfeer is erg prettig.

Levering

Dit is een baan van 32 uur per week

Overleg met collega's op het secretariaat van de raad van bestuur op werkdagen

Afhankelijk van de fulltime functie varieert het salaris van 1.934 euro tot maximaal 3.176 euro (functioneel) totaal. Op basis van je ervaring word je volgens de gemeentelijke cao ingedeeld in 6 of 7 niveaus.