Job management assistant
Wat is een managementassistent?
Een management assistent is een benaming die wordt gegeven aan een persoon die helpt bij het uitvoeren van leidinggevende taken in de positie van de manager, ook wel directiesecretaresse genoemd. Deze persoon moet over voldoende managementvaardigheden en andere noodzakelijke vaardigheden beschikken.
Managementassistentie vereist dat de persoon die bedoeld is om de functies uit te voeren, ervaring heeft met managementdiscipline, communicatieve vaardigheden en andere essentiële menselijke vaardigheden. Succesvol afgestudeerd zijn aan een erkende instelling voor bedrijfskunde telt ook mee, en kan ook als basis dienen voor de selectie van een assistent-manager.
Een directiesecretaresse is niet beperkt tot het afhandelen van de taken van een manager. In sommige scenario's kan de assistent manager verantwoordelijkheden dragen voor de president, CEO, of afdelingshoofden binnen organisaties. Wanneer de leidinggevende afwezig is, behandelt de als assistent ingehuurde persoon alle administratieve functies. De functies kunnen van een senior executive of vele top executives binnen de organisatie.
Wat is een managementassistent?
Een management assistant van een hooggeplaatst kaderlid moet aan de volgende eisen voldoen
Multi-tasking en uitstekende organisatorische vaardigheden
Door de hoeveelheid werk voor een directiesecretaresse moet je in staat zijn om verschillende verantwoordelijkheden tegelijk af te handelen met een niveau van professionalisme. Dit betekent dat het aantal fouten zo goed als nul moet zijn, plus dat er geen ruimte mag zijn voor een verkeerde toewijzing van verantwoordelijkheden.
Wat is een managementassistent
Vaardigheden in tijdbeheer
Bij de omgang met een groot aantal personen binnen een organisatie kan veel tijd verloren gaan als het management niet beschikt over uitstekende vaardigheden op het gebied van tijdbeheer.
Leiderschaps- en managementvaardigheden
De functie van assistent-manager kan inhouden dat hij of zij toezicht moet houden op lager geplaatste medewerkers in de organisatie. Daarom zijn gevorderde leiderschaps- en managementvaardigheden een vereiste voor een goede directiesecretaresse.
Hoge of gemiddelde computervaardigheden
Voor het versturen van e-mails, het bijhouden van gegevens en andere leidinggevende verantwoordelijkheden moet de persoon over computervaardigheden beschikken.
De directiesecretaresse voert taken uit wanneer de directeur of manager afwezig is en zorgt ervoor dat de organisatie vlot verloopt. De verantwoordelijkheden kunnen verder reiken dan het comfort van het kantoor. De functies kunnen van organisatie tot organisatie verschillen. Het kan voorkomen dat de assistent vluchten moet boeken, hotelkamers moet reserveren, feestjes moet organiseren of andere niet-uitvoerende taken moet verrichten. Enkele primaire taken van een directiesecretaresse zijn de volgende;
Onmiddellijke supervisie van het personeel.
De eerste lijn van discipline.
Zij helpen bij de evaluatie van het personeel.
Administratieve ondersteuning
Dit omvat het voorbereiden van memo's, e-mails, telefoongesprekken en andere communicatie.
De uitbreiding van de dienst kan variëren van bedrijf tot bedrijf en hangt af van de persoonlijke behoeften van de hogere kaderleden. De taken die aan een directiesecretaresse worden toegewezen zijn meestal afhankelijk van wat de manager bereid is over te dragen aan de plaatsvervanger.