Administratief medewerker secretariat

Het secretariaat Administratief Medewerker voert diverse administratieve taken uit om de organisatie goed te laten functioneren. Ze beantwoorden telefoontjes, schrijven en versturen e-mails, houden agenda's bij, plannen afspraken, ontvangen berichten, archiveren bestanden, organiseren en onderhouden vergaderingen en beheren databases.

Door middel van een breed scala aan beroepskeuzetesten leer je welke beroepen passen bij jouw persoonlijkheidskenmerken.

Taak Administratief Assistent Secretariaat

Oproepen beantwoorden, blokkeren en doorverbinden, berichten ontvangen en problemen en informatieverzoeken afhandelen.

Begroet bezoekers en verwijs ze naar de juiste mensen.

Open, sorteer en distribueer ontvangen brieven, inclusief faxen en e-mails, en bereid antwoorden voor met betrekking tot brieven van veelvoorkomende informatieverzoeken.

Aanleveren van brieven, memo's, rapporten, presentaties en andere documenten op basis van concepten, handgeschreven kopieën, spraakberichten, etc., bijvoorbeeld door gebruik te maken van een computer met meerdere softwarepakketten.

Documenten, brieven, gegevens en rapporten archiveren en ophalen en een archiveringssysteem opzetten.

Maak een afspraak en houd de agenda bij.

Organiseren van zakenreizen, congressen en informele bijeenkomsten.

Stel de agenda op en organiseer vergaderingen, woon vergaderingen bij en neem notulen van vergaderingen op.

Bestellen en onderhouden van kantoorartikelen.

Blijf op de hoogte van het gebruik van kantoorapparatuur, zoals computers, faxapparaten, kopieerapparaten, printers, scanners, telefoonsystemen en storingsrapporten voor apparatuur.

Zorg voor drankjes voor managers of bezoekers.