Job secretaresse
Beschrijving van de baan
Directeuren en management leden van de hoofdondersteuningsafdeling moeten hun team soms proactief ondersteunen. Doe suggesties over inhoudelijke onderwerpen, doe suggesties voor het effectieve gebruik van digitale samenwerkingstools en volg de communicatie op. Het doel is om de bestuurders en hun teams te ondersteunen en te adviseren, zodat ze zichzelf zoveel mogelijk kunnen managen.
Werk nauw samen met andere deskundige teams voor bedrijfsondersteuning om uitstekende bedrijfsondersteuning te bieden in de vorm van een team. Volgens het vastgestelde serviceniveau wordt de bedrijfsondersteuning op een gestandaardiseerde manier uitgevoerd (een manier van werken). Er is een hoge mate van samenwerking nodig binnen het team om ervoor te zorgen dat er minder taken worden overgedragen aan teamleden.
Overweeg continue verbetering om de efficiëntie van samenwerking, processen en procedures binnen het team en de business te vergroten en doe aanbevelingen voor verbetering.
Maak uzelf vertrouwd met alle toepasselijke beleidsregels/procedures/processen en adviseer bedrijven over hoe ze deze processen effectief kunnen gebruiken (inclusief gegevensprivacy, zakelijke praktijken, enz.). Zorg ervoor dat alle toepasselijke regelgeving wordt nageleefd. Dit is nodig om verbetering te stimuleren en de organisatie te helpen groeien.
Word lid van het projectteam: beheer bestanden in het online samenwerkingsteam (indien gearchiveerd), bewaak deadlines, bereid projectvergaderingsagenda's voor, bereid basisrapporten voor, vergadernotulen en volg actief inhoudelijke onderwerpen op.
Als hoofdcontactpersoon voor interne/externe vergaderingen van het wereldwijde team. Organiseer (digitale) meetings, deel teamgerelateerde informatie en coördineer de communicatie. Ondersteun de communicatie van wereldwijde evenementen door de lay-out van communicatiemateriaal te verzorgen, aankondigingen op te stellen, verzendlijsten op te stellen, enz.
Een reeks administratieve taken, zoals: in- en uitstappen, facilitaire ondersteuning, regelen van visa/tickets/treinkaartjes
Contour
Opleiding: Secretaresseopleiding voor het hoger beroepsonderwijs (MBO+, HBO).
Werkervaring: minimaal. 4 jaar ervaring nodig in een stressvolle, veranderende en veeleisende internationale omgeving
IT-vaardigheid: diepgaande kennis van alle Microsoft Office-applicaties (Excel, Word, PowerPoint en Teams), ervaar en volg IT-innovaties in samenwerkingstools en promoot nieuwe digitale werkmethoden
Overige vaardigheden: basisrapportagevaardigheden
Talen: Vloeiend in Nederlands en Engels (gesproken en geschreven).
Aanbod
Werken in een internationaal bedrijf
Fijne werkomgeving en collega's
Groeivermogen
Goed salaris en extra voordelen